外贸信函概论：英语书信的基本常识

由以上英语常用应用文的分类来看，基本上我们接触的常用应用文主要是书信类。书信的具体写法格式，中文同英文是有很大差别的。因此了解英文书信的一些常识性东西是十分必要的。

(一)英文书信内容的组成部分

英文书信不论是商业信、社交信或朋友间的通信，依据习惯，大体都有六部分组成。即：

信头(heading)

信内地址(insideaddress)

称呼(salutation)

正文(body)

结尾语(complimentaryclose)

签名(signature)

1.信头(heading)

英语书信的信头包括发信人的地址和发信的具体日期两部分。信头放在信纸的右上角，一般分行写出。要先写发信人地址，再写发信的日期。写发信地址时依据从小到大的原则，即：先写门牌号码、街道名或路名，再写区(县)及所在市名称，然后是省或州、郡名称，最后再写上国家的名称。日期的顺序是先写月份再写哪一日然后是年份。需写邮政编码，邮政编码写在城市名称后边，用逗号隔开。

信头不能越过信纸中间而写到信纸的左上面。另外需要注意的是，通常在写地址时，第一行写门牌号和街名，第二行写地区名，第三行是日期。一般信头每行末不用标点符号，但每行中间应用的标点不可少，城区名和邮政编码之间，日月和年份之间要用逗号隔开。

信头一般不要写得太高，信头的上面要留些空白。

信头的书写格式有两种：并列式和斜列式。所谓并列式是指信头各行开头上下排列整齐。而所谓斜列式是下一行开头较上一行的开头向右移一至两个字母的位置。如：

并列式：

6PParkAve.

NewYork;NY11215,U.S.A.

December1，1999

斜列式：

6PParkAVe.

Newyork,NY11215,U.S.A

December1，1993

2.信内地址(insideaddress)

信内地址包括收信人的姓名称呼和地址两部分。社交的私人信件信内地址是省略的。信内地址的位置位于信头的左下方，它的开始行低于信头的结尾行，位于信纸中央的左边。

信内地址先写收信人的头衔和姓名，再写地址，地址排列次序同信头一样。信内地址的书写格式也有两种：并列式和斜列式。一般来讲，信头和信内地址所用的格式总是保持一致的。标点符号的使用也与信头一样。

关于信内地址对收信人的头衔和姓名的称呼一般有以下几种情况：

无职称的男子用Mr.(加姓)

已婚的女子用Mrs.(加女子丈夫的姓)

未婚的女子用Miss

婚姻状况不明的女子用MS.

博士或医生用Dr.(Doctor)

有教授职称的用Prof.(Professor)

总经理、校长、会长、总统用Pres.(President)

3.称呼(salutation)

称呼是对收信人的尊称语，自成一行，与信内地址上下排齐。在美国用“MyDear”比用“Dear”还要客气，而英国的用法恰巧相反。对于一个陌生的人通信一般用“DearSir”或“DearMadam”。另外需要注意的是称呼后面用逗号。

4.正文(body)

正文是书信的核心部分。正文的写作必须注意以下几点：

(1)正文从低于称呼一至二行处写起，每段第一行向内缩进约五个字母，转行顶格。正文也采用并列式的写法，即每行都顶格，但段与段之间中间要空出两三行表示分段。

(2)对于非正式的书信，除客气外，没有什么一定的规则。但究竟怎样的措辞，也应事先想好。

(3)对于非常正式的书信，要知道开头句是很重要的。另外，信的内容中的每个段落，只能有一个中心思想，这样看信的人可以清楚、明白你所要表达的内容。为了表达的清楚，还要尽可能地用短句，少用长句、难句。段落也宜短不宜长，尤其开头和结尾两段更应简短。

(4)潦草的字同不整洁的衣服一样不雅观，书写一定要整齐规范。拼写也不能出现错误。对拿不准的词一定要求助于字典。

(5)凡正式的书信，我们应将该信的全部内容写在一张信纸上。若一张不够，可用同样质地大小的信纸继续书写，但若仅多出一两行则设法排得紧些放在一张上，或平均分为两页也好。信要写得美观大方。

(6)正式的书信，词语要庄重，决不可用俗语和省笔字。

5.结尾语(complimentaryclose)

结尾语就是结尾的客套语。一般写于正文下空一两行后，从信纸中央处起笔写，第一个字母大写，末尾用逗号。结尾语措辞的变化依据情况而定，通常有以下几种：

(1)写给单位、团体或不相识的人的信用：

Yours(very)truly,(Very)Trulyyours

Yours(very)faithfully,(Very)Faithfullyyours,

(2)写给尊长上级的信可用：

Yours(very)respectfully，

Yours(very)obediently，

Yoursgratefully，

Yoursappreciatively，

也可以将Yours放在后面。

(3)写给熟人或朋友的信可用：

Yours，Yoursever，Yoursfraternally，

Yourscordially，Yoursdevotedly,

也可以将Yours放在后面。

(4)给亲戚或密友的信可用：

Yours，Yoursever，Yoursaffectionately，

Yoursdevotedfriend，

Lovinglyyours，

Yourslovingson(father，mother，nephew……)，

以上各种情况yours无论放在前面或是放在后面都行，但不可缩写或省去。

6.签名(signature)

签名是在结尾客套语的下面，稍偏于右，这样末一个字可以接近空白而和上面的正文一样齐。签名当用蓝钢笔或圆珠笔，不能用打字机打。签名上面可以用打字机打出所在公司单位名称，下面也可打出职位。写信人为女性，则可在署名前用括号注明Mrs.或Miss。

签名的格式不能常变换。如一封签G